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SERVICIOS ADMINISTRADOS DE IMPRESIÓN, TENDENCIAS 2020
Tinta y Tóner

Cómo llevar un control de gastos en tu sistema de impresión

¿Sabías que los costos de impresión no administrados pueden traer altos gastos anuales a tu empresa?

Entre un 1% y 3% de los totales de una organización. Esto significa, que las impresiones pueden llegar a convertirse en el tercer gasto más fuerte para la compañía después de la nómina y el alquiler. Sí, esto es alarmante y un aspecto en el que muchas empresas no sabían que debían poner más atención.

La impresión es una función esencial en toda compañía no importando si es pequeña o grande. Sin embargo, llevar un control de gastos en el sistema puede influir positivamente en el ROI del futuro. Además, según el portal Marconet, otras ventajas de elegir un Servicio Administrado de Impresión son las siguientes:

  • Evitar que el costo de documentos represente entre el 5% o hasta 15% de los ingresos.
  • Que el área de TI deje de dedicar al menos un 15% de su tiempo resolviendo problemas de impresión y pueda ocuparlo en estrategias a favor para la empresa.
  • Reducción de gastos con los proveedores de hasta un 20% o 30%.

Las estadísticas son impresionantes, y si después de leer esto, deseas saber cómo llevar un control de gastos en tu sistema de impresión, queremos hablarte acerca de qué son los Servicios Administrados de Impresión (SAI).

Los Servicios Administrados de Impresión son, como su nombre lo indica, servicios ofrecidos por un proveedor externo que optimiza y hace más eficiente la gestión de salida de los documentos que genera una empresa. Su funcionamiento es con base en la evaluación de necesidades y el reemplazo, ya sea selectivo o completo, del hardware de impresión que la compañía utiliza actualmente.

De igual forma, en este servicio integral, el proveedor realiza un análisis y seguimiento de la utilización actual de las impresoras y copiadoras de la empresa, las problemáticas más recurrentes en el día a día laboral y las formas para mejorar la satisfacción de los usuarios.

SAI incluye la más avanzada tecnología de impresión, cartuchos, mantenimiento, seguridad y soporte según el uso y nivel de servicio que la empresa requiera. El objetivo de este servicio es proporcionar una impresión de calidad, dando visibilidad a los usuarios y dispositivos para mejorar la toma de decisiones y reducir costos de impresión.

En temas de monitoreo, SAI proporciona una administración adecuada de la flotilla de impresoras para conseguir los siguientes elementos:

  • Abastecimiento de consumibles proactivo.
  • Políticas de impresión para confidencialidad de documentos.
  • Visibilidad y reportes de las impresiones que realizan los usuarios.
  • Reducción de costos.
  • Seguridad informática

¿Cuáles son los beneficios de implementar Servicios Administrados de Impresión en una empresa?

1 Beneficios económicos

  • Costo fijo por hoja.
  • Programación de gastos de impresión.
  • Eliminación de costos por: compra de activo, reparación de equipo, administración y control de inventario de consumibles.
  • Reducción de costos por la racionalización de impresoras.
  • Control de abuso.

Beneficios tecnológicos
  • Adaptable a las necesidades de cada empresa
  • Movilidad de usuarios entre impresoras
  • Confidencialidad de impresiones
  • Contabilización y reporteo
  • Serie MFP Flow escaneo inteligente

3 Beneficios en servicios
  • Respaldo en caso de falla de equipo
  • Monitoreo remoto
  • Soporte técnico certificado
  • Surtido y recolección de cartuchos
  • Entrenamiento

4 Beneficios ecológicos
  • Impresión inteligente
  • Recolección de cartuchos vacíos
  • Certificado a programa de reciclaje
  • Equipos de bajo consumo de energía

Convierte tu empresa en una organización integral y responsable teniendo un control eficiente en los gastos de tu sistema de impresión. ¡En Optimización Corporativa queremos apoyarte! Tenemos más de 30 años siendo una compañía líder en el mercado de Tecnologías de la Información gracias a nuestra implementación de mejores prácticas, productos, soluciones, servicios administrados y en la nube.