¿Por qué mi sistema de impresión está fallando?

¿Alguna vez has tenido que interrumpir tus operaciones al no poder imprimir por falta de papel o tinta? o ¿has tenido problemas de conexión entre el equipo de impresión y tu computadora en momentos urgentes?

La impresión de documentos es una tarea inevitable dentro del funcionamiento de una empresa, de hecho, se estima que el 95% de la información que manejan está en papel, por lo que es indispensable que las impresoras funciones correctamente.

¿Cuáles son los problemas más comunes en el sistema de impresión?

Las fallas de las impresoras es un tema recurrente en las empresas, sin embargo, evitarlas mejorará los niveles de productividad, disminuirá los posibles errores de producción, y representará un ahorro en costos. Algunos de los problemas más comunes a los que te puedes enfrentar son:

• Papel atascado en la impresora: puede ocasionarse por rodillos sucios o desgastados, o por sensores fuera de posición.


• Impresión borrosa, con manchas o líneas: tiende a relacionarse con una configuración de baja resolución en las imágenes, que el tóner esté por agotarse, que la unidad de tambor o los cartuchos estén sucios o dañados, o que haya tinta seca en las bombillas.


• Mala conexión inalámbrica: puede deberse a que tu equipo no cuenta con la actualización del controlador, el cual permite manejar todas sus funciones.


• No imprime: puede relacionarse a una mala configuración (tamaño del papel), cartuchos incompatibles o secos, o se excedió el número máximo de impresiones.

Los problemas y la forma de solucionarlos dependerán del tipo de impresora que tengas (láser o chorro de tinta), así como el modelo y la marca.

Consejos para solucionar los problemas del sistema de impresión

A continuación revisaremos algunas recomendaciones de utilidad para enfrentar o prevenir dificultades con tu sistema de impresión.

Verificar que el equipo tenga la capacidad de impresión que necesitas

Tienes que revisar la cantidad de impresiones que tu equipo puede realizar en un mes y la velocidad de impresión. Lo recomendable es que si requieres una capacidad máxima óptima de menos de 500 páginas al mes, la impresión sea de 6 hojas por minuto, mientras que si es de más de 3 mil, imprima alrededor de 40 páginas por minuto.

Cambio de cartuchos en tiempo

Hay que comprar los nuevos cartuchos cuando aparece la primera alerta de tinta agotada, pues, aunque puede durar alrededor de una semana o más, la calidad disminuirá. De igual modo, es importante verificar la capacidad máxima de impresión de los cartuchos, ya que al sobrepasarlo dejará de funcionar, aún si hay tinta suficiente.

Mantenimiento continuo

Se debe realizar una limpieza de piezas al menos cada 6 meses. Esto servirá para evitar que el rendimiento disminuya, tener que hacer un cambio prematuro del equipo y para detectar a tiempo un mal manejo de éste.

Correcto uso de la impresora

Capacitar al personal sobre el funcionamiento del equipo ayudará a que no excedan su capacidad de trabajo y sepan qué hacer cuando hay un problema. Deben conocer cuántas hojas se puede colocar en la bandeja, los cuidados necesarios al desconectarla, la configuración que necesita, y más.

Externalizar el servicio administrativo de impresión

Contratar un servicio administrativo de impresión permite tener una mejor gestión de los recursos, así como disponer de insumos de calidad (tinta, papel, entre otros) para cuidar de tus equipos y garantizar un rendimiento eficiente. También capacitan a tus colaboradores sobre el uso de las impresoras, lo que ayuda a aumentar la productividad y a reducir costos.