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SERVICIOS ADMINISTRADOS DE IMPRESIÓN
Servicios administrados

Todo lo que debes saber sobre renta de impresoras

En la administración correcta de una empresa, es indispensable planear con anticipación el presupuesto para el año, en el cual, no puede faltar el costo de papelería o un servicio administrado de impresión.

Además, al contemplar los diversos gastos que habrá, es posible llevar un proceso más eficiente.

Es importante considerar que los gastos de impresiones e insumos necesarios para las tareas diarias de la empresa, pueden controlarse y administrarse con el arrendamiento de impresoras donde incluso podrías generar un ahorro del 30% en los costes de impresión de tu compañía.

¿Cómo planear y optimizar gastos en impresión?

De inicio, si has detectado que en tu empresa hay un ligero o grave problema respecto al manejo de estos insumos, deberías pensar seriamente en la renta de impresoras, pues es un servicio que permite establecer un plan administrado de impresiones de acuerdo con el hábito de consumo ideal a la empresa.

Para esto, los elementos que deben considerarse son los recursos humanos, el equipo e insumos para cada área de la empresa y una parte estimada para emergencias o situaciones de crisis.

Servicio administrado de impresión

Existen empresas especializadas en otorgar este tipo de servicios a compañías que han sabido aprovechar los diferentes beneficios de la renta de impresoras. Uno de los casos de éxito más radicales sucedió en J.D. Byrider, una concesionaria de automóviles la cual obtuvo grandes beneficios como optimizar la administración de los insumos, aumentar la productividad y reducir significativamente los costos en impresiones hasta un 36%.

Por medio del servicio «Managed print services» (MPS) ofrecido por HP y sus equipos, en conjunto con Optimización Corporativa, se han logrado grandes avances en la administración de impresoras en diversas empresas y, con ello, han logrado enfocarse en áreas críticas o especiales de la compañía, dejando todo lo relacionado al mantenimiento e instalación de impresoras a especialistas en sistemas de impresión.

Beneficios del arrendamiento de impresoras

Si bien, ya se explicó a detalle que el ahorro en gastos de impresiones es la principal ventaja de rentar impresoras, también existen otros beneficios que aportan valor al momento de decidirse por el servicio administrado de impresión.

Un beneficio de adquirir este servicio es garantizar la seguridad de la información empresarial debido a que las impresoras HP son las más seguras del mundo. Sus sistemas son infalibles a cualquier tipo de ataques cibernéticos, por ello, no es casual que el servicio sea contratado por las multinacionales más importantes del planeta.

Asimismo, es posible optimizar los tiempos de trabajo del personal pues un equipo de HP utiliza componentes tecnológicos que permiten trabajar eficientemente en comparación con otras impresoras, las cuales han quedado obsoletas, haciendo más lento el desarrollo de las labores diarias en muchas organizaciones.

Esto último significa que las empresas pueden hacer uso de los equipos tecnológicos de última generación, con una inmensa capacidad de impresión, sin la necesidad de realizar una gran inversión en las impresoras.

Inclusive, se puede instalar un proceso de automatización en tareas como la entrega de informes, contabilidad, materiales o cualquier otro trabajo que requiera imprimirse en gran volumen. Esto es un gran aporte para ganar tiempo en sus operaciones.

Con el arrendamiento de impresoras también se garantiza la distribución, en tiempo y forma, de los consumibles como tintas o tóner. Aunado a ello, la compañía no tiene que preocuparse por tener un área para el mantenimiento de los equipos, porque este es suministrado por especialistas de Optimización Corporativa, quienes se encargan de aplicar las medidas apropiadas, preventivas o correctivas para que las impresoras rentadas se mantengan en óptimas condiciones.

También es posible adaptar configuraciones pensadas en las necesidades de la compañía. Es decir, las impresoras pueden controlarse y limitarse para un sector en específico de la empresa, ya sea con una configuración local o en redes por pisos y áreas determinadas.

Al mantener las configuraciones personalizadas en planes respecto a las diversas áreas, cada equipo de trabajo tiene cierta responsabilidad sobre las impresoras arrendadas y, con ello, se evitan problemas en caso de que haya alguna situación de manejo incorrecto del equipo. Sin embargo, debes saber que pueden recibir capacitaciones sobre el uso correcto de las impresoras, lo cual es recomendable para prevenir estos inconvenientes.

Definitivamente, contratar el servicio de renta de impresoras ofrecido por Optimización Corporativa será la mejor decisión en tu empresa y, si aún no lo contemplas en tu presupuesto para 2020, deberías comenzar a informarte más sobre sus planes.